Un nouveau mail arrive toutes les cinq minutes, un membre de l’équipe a besoin d’aide, la prochaine réunion approche ou alors le télétravail domine – de tels cas peuvent conduire à une baisse de la productivité au travail. Pourtant, des mesures simples et faciles à mettre en œuvre permettent d’augmenter la productivité et d’obtenir de meilleurs résultats sans trop d’investissements. Nous vous montrons comment soutenir vos employés dans cette démarche.

• Augmenter la productivité et effectuer plus de tâches en moins de temps
• Des membres de l’équipe détendus et satisfaits
• Techniques de gestion du temps et autres conseils
• Des outils simples proposés par Humanoo

La productivité au travail : de quoi s’agit-il ?

La productivité moyenne des employés peut être représentée par une formule simple :

Productivité de travail = Output/Input

L' »output » de la formule de la productivité de travail est le résultat souhaité – par exemple l’achèvement d’un projet ou la production d’un certain nombre de produits. L’input est ce qui est « investi », c’est-à-dire le rendement de travail. Celui-ci peut être mesuré en heures, par exemple. Vous pouvez donc calculer la productivité de travail en divisant le résultat par la quantité de travail. La formule vous permet de déterminer : si l’input augmente sans que le résultat ne s’améliore, la productivité de travail diminue. Inversement, une augmentation de la productivité des employés peut améliorer le résultat sans qu’il soit nécessaire d’augmenter l’effort (temporel) de travail.

Exemples négatifs : raisons pour lesquelles la productivité de travail diminue

Le fait que le multitâche ne soit pas favorable à la productivité de travail a été prouvé, entre autres, par une étude de l’Université de Stanford, qui associe le multitâche à une moins bonne performance de la mémoire et à une durée d’attention réduite. Pourtant, la plupart des salariés rencontrent dans leur quotidien professionnel de nombreuses situations où le multitâche est inévitable et où les interruptions du travail productif sont fréquentes :

• Le travail ne peut pas être poursuivi par manque de retours ou d’autorisations.
• Il faut interrompre les tâches pour chercher des documents importants.
• Les collègues interrompent le flux de travail avec des questions.
• Les employés doivent répondre aux e-mails et autres messages et leur concentration est alors perturbée.
• Les journées de travail sont tellement fragmentées par des réunions, des entretiens, etc. qu’il ne reste que peu de temps pour se concentrer sur son travail.

Augmenter la productivité de travail : conseils et stratégies

Lorsqu’il s’agit d’augmenter la productivité, le terme « gestion du temps » revient souvent. Ce terme est pourtant souvent mal compris : la gestion du temps ne consiste pas à trouver plus de temps pour travailler encore plus, mais à utiliser le temps de travail disponible de manière plus efficace. Les stratégies de gestion du temps aident à rester concentré et à réduire les distractions.

Une stratégie populaire pour augmenter la productivité de travail est ce qu’on appelle le Timeblocking. La journée de travail est divisée en blocs de temps, de sorte que les phases de travail concentrées et non perturbées, l’échange avec les collègues et les pauses trouvent leur place. Pendant les heures bloquées pour les tâches, les employés devraient idéalement être injoignables pour les e-mails, les appels téléphoniques ou les services Messenger. Le premier bloc de temps – soit d’une journée de travail, soit de toute la semaine – sert à la planification, car pour augmenter la productivité, il est important de fixer des priorités. C’est à cela que servent les deux méthodes que nous allons te présenter ici.

Conseil : Connaissez-vous la technique Pomodoro ? Elle peut contribuer à augmenter la productivité. Elle consiste à travailler en intervalles de 25 minutes sans perturbation, avec cinq minutes de pause entre chaque intervalle. Il est préférable de profiter de la pause pour faire un peu d’exercice. Au plus tard après quatre blocs Pomodoro, une plus longue pause de 20-30 minutes est prévue, pendant laquelle on peut échanger des informations avec l’équipe.

Améliorer la productivité avec le principe d’Eisenhower

Le principe d’Eisenhower divise les tâches en « importantes » et « urgentes ». Les tâches importantes sont celles qui font avancer l’entreprise et contribuent à son succès. Les tâches urgentes sont critiques en termes de temps, c’est-à-dire qu’elles doivent être réalisées dans un certain délai afin d’éviter des conséquences négatives (par exemple, répondre aux demandes des clients, donner un feedback aux collègues, demander une autorisation). Sur la base de ces critères, les tâches de travail peuvent être classées comme suit :

En évaluant chaque tâche de cette manière, on obtient des instructions claires qui peuvent conduire à une augmentation de la productivité. Toutefois, si vous avez trop de tâches sur votre bureau, vous vous retrouverez quand même débordé – il est alors important de définir de bonnes priorités. Le principe de Pareto peut vous aider avec cela.

Augmenter la productivité en entreprise avec le principe de Pareto

Le principe de Pareto est également connu comme la règle du 80-20. Il stipule que 20 % des « bonnes » mesures produisent 80 % des résultats – ce qui signifie à son tour que 80 % des mesures ne représentent qu’une petite partie du résultat réel. Avec le principe de Pareto, il s’agit de dire adieu au perfectionnisme et de mettre l’accent et toute son énergie – au moins temporairement – sur les questions suivantes :

• Quelle est la tâche la plus importante à accomplir aujourd’hui
• Quelle est LA chose qui nous fait réellement progresser dans l’entreprise ?
• De quoi ne puis-je pas me passer pour que moi et/ou mes collègues puissions continuer à travailler ?
• Comment puis-je obtenir le meilleur résultat possible avec un minimum d’efforts ?

Le principe de Pareto permet de travailler de manière très productive, mais n’est pas non plus une solution à long terme en cas de surcharge permanente. En fait, les heures de travail plus longues n’augmentent pas nécessairement la productivité – des études indiquent même que la productivité peut rester la même avec des heures de travail réduites.

Comment augmenter la productivité de vos employés en télétravail ?

La plateforme de gestion asana a mené une enquête sur les habitudes de travail lors du télétravail. Les résultats montrent qu’il existe un potentiel considérable d’augmentation de la productivité dans ce domaine : parmi les plus de 5 000 personnes interrogées, plus de la moitié n’avaient même pas accès à un bureau personnel, à un PC/ordinateur portable et/ou à une connexion Internet stable. Ces personnes travaillaient depuis la table de la cuisine, le canapé ou le lit.

La santé physique et mentale augmente la productivité des employés

Il est évident que les objectifs sont plus faciles à atteindre lorsque les employés se sentent pleins d’énergie et en bonne santé. La gestion de la santé en entreprise joue un rôle important, notamment en matière de prévention. Le sommeil, l’alimentation, l’exercice et la relaxation pour réduire le stress sont des éléments importants de la prévention. Humanoo vous aide à augmenter la productivité de travail en proposant par exemple à vos employés les offres suivantes :

• Offres d’activité physique, challenges sportifs, etc.
• Offres de coaching pour augmenter la productivité, mais aussi pour le développement personnel
• Méditation et techniques de relaxation
• Conseils nutritionnels

En utilisant Humanoo, vous pouvez facilement mettre des outils à la disposition de vos équipes – plus de 3 000 offres de coaching vous attendent. Les sondages automatisés vous donnent accès à des rapports réguliers qui vous permettent d’évaluer le succès de vos mesures. Curieux d’en savoir plus ? Découvrez ici comment fonctionne Humanoo !